Допомога по офісній роботі з документами

Документаційне забезпечення - найважливіша сторона діяльності будь-якої установи, організації, підприємства.

Документаційне забезпечення управління (діловодство) - «галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документамі».1 Організація роботи з документами базується на сукупності принципів і правил, що встановлюють єдині вимоги до документування управлінської діяльності. Основними функціями служб документаційного забезпечення управління (ДОУ) є:
   організаційне і документаційне забезпечення діяльності організації;
   організація єдиного порядку роботи з документами в структурних підрозділах;
   координація діяльності структурних підрозділів при складанні документів;
   передача документів усередині і між структурними підрозділами;
  створення уніфікованих технологічних процедур проходження і обробки документів в структурних підрозділах організації;
   розробка і використання уніфікованих форм документів;
   організація документообігу, тобто рухи вхідних, витікаючих і внутрішніх документів;
   реєстрація документів;
   організація зберігання і використання документів;
   організація контролю виконання документів;
  проведення довідково-інформаційної і аналітичної роботи, зокрема по питаннях документаційного забезпечення управління.
   Окремі напрями управлінській діяльності називаються функціями управління. Функції управління постійні в будь-якій керованій структурі.
   Основні (адміністративні) функції управління - планування, організація, координація, контроль.
   Спеціальні функції управління - фінансування, облік, постачання і так далі
   Функції управління обслуговуються системами документації. Основні (адміністративні) функції управління обслуговує система організаційно-розпорядливої документації (ОРД).
   Система ОРД включає три документаційні масиви:
   Документи організаційні (статути, положення, інструкції, правила і так далі).
   Документи розпорядливі (накази, розпорядження, вказівки, рішення і так далі).
  Документи довідково-інформаційні (листи, акти, протоколи, доповідні і пояснювальні записки, довідки, зведення, заяви, плани, звіти і так далі).
  У навчальному посібнику розглядаються питання складання, оформлення, реєстрації, організації документообігу, контролю виконання, систематизації, зберігання організаційно-розпорядливих документів